ПК может оформляться как на готовый товар, так и на материалы. До начала поставок покупатель вправе потребовать информацию о качестве всех компонентов в продукции. Так, например, в ГОСТ 7473-2010 указано, что при поставке бетонной смеси заданного состава для каждой отгрузки такой продукции потребителю нужно предоставлять документ о качестве с товарной накладной, а также могут понадобиться копии паспортов на используемые материалы. Это означает, что помимо ПК на саму бетонную смесь, поставщику нужно также подтвердить качество применяемого сырья (цемента, щебня, песка) в случае, если эти условия обозначены в договоре.
Иногда покупатели по незнанию требуют паспорт соответствия качества, называя так сертификат. На самом деле, это совершенно разные документы. ПК представляет собой товарно-сопроводительную документацию, в которой указываются характеристики продукции, подтверждающие качество по регламентирующим стандартам (чаще всего ГОСТ). Допустима самостоятельная разработка паспорта (при условии правильного заполнения всех граф и наличия достоверных лабораторных протоколов). Сертификаты (СС), в свою очередь, являются разрешительной документацией, в которых прописывается резолюция о том, что продукция соответствует требованиям ТР ТС или ГОСТ. И оформляются они только в аккредитованных органах. СС могут быть как на партию товара, так и на серийное производство. Паспорт качества же разрабатывается только на партию.
Как уже упоминалось выше, если сфера производства не обязывает к разработке ПК, документ можно оформить в добровольном порядке. Паспорт качества производителя подчеркнет выгодные преимущества товаров, повысит шансы для победы в тендерах и госзакупках, упростит процедуру сертификации. Также многие компании разрабатывают паспорт качества на продукцию для организации контроля производственных процессов. Такая документация помогает установить, соответствует ли продукция контрольным характеристикам, и насколько эффективно работает предприятие.